Phân Biệt Chứng Từ Thương Mại – Vận Tải – Hải Quan – Bảo Hiểm

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, các loại chứng từ thường được gộp thành từng nhóm dựa trên chức năng chính của chúng. Việc phân biệt rõ ràng bốn nhóm này sẽ giúp bạn hiểu được dòng chảy công việc và vai trò của từng bên liên quan. Dưới đây là sự phân biệt Chứng từ Thương mại, Vận tải, Hải quan và Bảo hiểm.

>>>> Xem thêm: Hồ Sơ Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch Trung Quốc Gồm Những Gì?

Bảng Phân biệt Chứng từ thương mại - Vận tải - Hải quan - Bảo hiểm

Phân tích Chi tiết từng Nhóm

1. Chứng từ Thương mại (Commercial Documents)

Đây là nhóm chứng từ khởi nguồn, hình thành từ thỏa thuận dân sự giữa người mua và người bán. Chúng trả lời cho các câu hỏi: Ai bán? Ai mua? Bán cái gì? Giá bao nhiêu? Đóng gói ra sao?

Vai trò cốt lõi:

Thiết lập giao dịch: Hợp đồng là văn bản pháp lý đầu tiên, ràng buộc quyền và nghĩa vụ hai bên.

Yêu cầu thanh toán: Hóa đơn thương mại là yêu cầu chính thức của người bán đòi người mua trả tiền.

Mô tả hàng hóa: Phiếu đóng gói chi tiết hóa cách thức hàng hóa được sắp xếp vật lý.

Đặc điểm:

Phản ánh mối quan hệ song phương (người mua - người bán).

Là cơ sở để lập ra các loại chứng từ thuộc nhóm khác. Ví dụ: Dựa vào Hóa đơn và Phiếu đóng gói để khai Tờ khai Hải quan và làm Vận đơn.

Các chứng từ chính:

Hợp đồng Thương mại (Sales Contract): Nền tảng của giao dịch.

Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thanh toán.

Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về quy cách đóng gói.

Giấy chứng nhận Xuất xứ (C/O): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa (vừa mang tính thương mại, vừa cần cho hải quan).

Giấy chứng nhận Chất lượng/Số lượng (CQ/COA): Xác nhận về đặc tính sản phẩm.

2. Chứng từ Vận tải (Transport Documents)

Nhóm này phát sinh khi người bán thực hiện nghĩa vụ giao hàng cho người chuyên chở. Chúng trả lời câu hỏi: Ai vận chuyển? Hàng đi từ đâu đến đâu? Ai có quyền nhận hàng?

Vai trò cốt lõi:

• Biên nhận hàng hóa: Xác nhận người chuyên chở đã nhận hàng từ người gửi.
• Bằng chứng hợp đồng vận tải: Xác lập các điều khoản về việc vận chuyển.
• Chứng từ sở hữu (quan trọng nhất đối với Vận đơn đường biển): Cho phép người nắm giữ hợp pháp có quyền nhận hàng và định đoạt lô hàng.

Đặc điểm:

• Phản ánh mối quan hệ giữa chủ hàng và người chuyên chở.
• Là "linh hồn" của quá trình vận chuyển vật lý.

Các chứng từ chính:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L): Chứng từ quan trọng nhất, có tính sở hữu.
• Vận đơn hàng không (Air Waybill - AWB): Không có tính sở hữu, chỉ là biên lai giao hàng.
• Giấy gửi hàng (Seaway Bill, Cargo Receipt): Dạng đơn giản hơn của vận đơn.
• Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O): Do hãng tàu/đại lý phát hành tại cảng đích để người nhận hàng đi lấy hàng.

3. Chứng từ Hải quan (Customs Documents)

Nhóm này phát sinh khi hàng hóa di chuyển qua biên giới một quốc gia, nhằm mục đích tuân thủ quy định của pháp luật nước sở tại. Chúng trả lời câu hỏi: Hàng hóa có được phép vào/ra khỏi quốc gia không? Phải nộp thuế bao nhiêu?

Vai trò cốt lõi:

Khai báo pháp lý: Là văn bản chủ hàng khai báo với cơ quan nhà nước về lô hàng.

Cơ sở tính thuế: Giúp Hải quan xác định trị giá tính thuế và các loại thuế phải nộp.

Công cụ quản lý: Giúp nhà nước quản lý các mặt hàng xuất nhập khẩu, đặc biệt là hàng có điều kiện, hàng cấm.

Đặc điểm:

Phản ánh mối quan hệ giữa chủ hàng và cơ quan quản lý nhà nước (Hải quan).

Mang tính bắt buộc và pháp lý cao độ. Sai sót có thể dẫn đến phạt hành chính, thậm chí là truy cứu hình sự.

Các chứng từ chính:

Tờ khai Hải quan (Customs Declaration): Chứng từ trung tâm, bắt buộc.

Giấy phép Nhập khẩu/Xuất khẩu (Import/Export License): Đối với hàng hóa bị quản lý theo hạn ngạch hoặc có điều kiện.
Giấy chứng nhận Kiểm dịch (Sanitary/Phytosanitary Certificate): Đối với hàng nông sản, thực phẩm, động thực vật.
Các giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khác.

4. Chứng từ Bảo hiểm (Insurance Documents)

Nhóm này không phải lúc nào cũng bắt buộc (trừ khi hợp đồng hoặc L/C yêu cầu), nhưng lại vô cùng quan trọng để quản trị rủi ro. Chúng trả lời câu hỏi: Nếu hàng hóa gặp rủi ro (mất mát, hư hỏng) trên đường đi, ai sẽ bồi thường?

Vai trò cốt lõi:

Chuyển giao rủi ro: Chuyển rủi ro tài chính từ chủ hàng sang cho công ty bảo hiểm.

Bảo vệ tài chính: Đảm bảo chủ hàng được bồi thường khi có tổn thất xảy ra trong phạm vi bảo hiểm.

Cơ sở pháp lý để khiếu nại: Là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm.

Đặc điểm:

Phản ánh mối quan hệ giữa người được bảo hiểm (chủ hàng) và công ty bảo hiểm.

Là một công cụ tài chính, quản trị rủi ro.

Các chứng từ chính:

Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): Hợp đồng bảo hiểm chi tiết.

Giấy chứng nhận Bảo hiểm (Insurance Certificate): Văn bản xác nhận hàng hóa đã được bảo hiểm theo một hợp đồng lớn (hợp đồng bảo hiểm bao).

Như vậy, bốn nhóm chứng từ này có mối quan-hệ-mật-thiết và tuần tự: Thỏa thuận mua bán (Thương mại) → Giao hàng cho người vận chuyển (Vận tải) → Khai báo để qua biên giới (Hải quan) → Mua bảo hiểm để phòng ngừa rủi ro (Bảo hiểm).
Mỗi nhóm có một mục đích và đối tượng riêng, nhưng tất cả cùng phối hợp để đảm bảo một lô hàng được giao dịch, vận chuyển, thông quan và thanh toán thành công.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, Khóa học chứng từ xuất nhập khẩu logistics chuyên sâu,... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM