Khai Báo Hải Quan Là Gì? Hướng Dẫn Từ A–Z Theo Quy Định Mới Nhất

Khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc trong mọi quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để hàng hóa được thông quan, thu thuế và kiểm soát rủi ro.

Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu – từ người mới đến đơn vị lâu năm – đều phải nắm chắc quy trình khai báo, hồ sơ cần thiết và cách xử lý các tình huống phát sinh.

Cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh tìm hiểu chi tiết về Khai Báo Hải Quan Là Gì? Hướng Dẫn Từ A–Z Theo Quy Định Mới Nhất trong bài viết dưới đây:

I. Khai Báo Hải Quan Là Gì?

Khai báo hải quan là một thủ tục hành chính bắt buộc khi tổ chức, cá nhân muốn đưa hàng hóa hoặc phương tiện vận tải ra, vào lãnh thổ Việt Nam.

Theo Điều 25 Luật Hải quan năm 2014 (Luật số 54/2014/QH13), đây là bước quan trọng đầu tiên trong chuỗi thủ tục hải quan để cơ quan chức năng kiểm soát, giám sát và quyết định cho phép thông quan hàng hóa.

Khi khai báo, người khai phải kê khai toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa, gồm: mã HS, xuất xứ, trị giá, số lượng, mục đích, điều kiện giao hàng, thông tin hợp đồng, vận đơn, thuế suất... Thông tin này giúp hải quan xác định chính sách quản lý áp dụng, thu thuế đầy đủ, kiểm soát an ninh và phân loại rủi ro.

Thời đại số hóa và thương mại toàn cầu đã khiến việc khai báo hải quan trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Do đó, chính phủ Việt Nam đã triển khai mạnh mẽ hải quan điện tử từ 2014, chuyển đổi từ phương thức thủ công sang nền tảng VNACCS/VCIS nhằm nâng cao năng lực kiểm soát, rút ngắn thời gian thông quan và chống thất thu thuế hiệu quả.

II. Ai Là Người Phải Khai Báo Hải Quan?

Pháp luật Việt Nam quy định rõ các chủ thể liên quan đến khai báo hải quan, gồm:

- Chủ hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu: Là tổ chức hoặc cá nhân sở hữu hàng hóa tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Họ có trách nhiệm kê khai thông tin hàng hóa chính xác và chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung khai báo

- Người được ủy quyền: Trong trường hợp chủ hàng không tự khai báo, có thể ủy quyền cho cá nhân hay đại lý thực hiện thủ tục khai hải quan thay. Việc ủy quyền phải đảm bảo đầy đủ giấy tờ pháp lý theo quy định.

- Đại lý làm thủ tục hải quan: Các tổ chức hoặc cá nhân có chức năng hỗ trợ khai báo trên hệ thống điện tử, lập tờ khai và nộp hồ sơ cho cơ quan hải quan, phổ biến trong môi trường doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

- Chủ hoặc người điều khiển phương tiện vận tải: Khi khai báo không chỉ hàng hóa mà cả phương tiện như tàu biển, container, máy bay được vận chuyển qua biên giới cũng phải được kê khai theo quy định tại cửa khẩu nhập cảnh hoặc xuất cảnh

- Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc bưu chính quốc tế: Đối với hàng hóa chuyển phát nhanh, các công ty này cần khai báo thay cho người gửi để đảm bảo tuân thủ thủ tục hải quan, đặc biệt thời hạn nộp ngắn

- Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa, trung chuyển hàng hóa

III. Vai Trò Và Ý Nghĩa Của Khai Báo Hải Quan

Khai báo hải quan không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn mang ý nghĩa rất lớn đối với:

Cơ quan nhà nước: để kiểm soát dòng chảy hàng hóa, thu thuế đúng – đủ – kịp thời, bảo vệ an ninh biên giới, phòng chống buôn lậu, kiểm tra hàng hóa có điều kiện (thuốc, thực phẩm, máy móc...).

Doanh nghiệp: là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được phép thông quan; giúp kiểm soát chi phí thuế – phí và xây dựng hồ sơ pháp lý cho kế toán, kiểm toán, thanh tra thuế sau này.

Thị trường: thông qua thống kê tờ khai hải quan, Chính phủ nắm bắt được tình hình nhập khẩu nguyên liệu, xuất khẩu hàng hóa, xu hướng giao thương.

Minh bạch hóa quản lý: khai báo điện tử giúp giảm thiểu tiêu cực, tăng tốc độ xử lý, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy môi trường thương mại minh bạch – cạnh tranh.

Khám phá chương trình đào tạo khai báo hải quan tại Lê Ánh, được thiết kế với kiến thức thực tiễn, cập nhật mới nhất về quy định hải quan. Đào tạo giúp học viên tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết tại đây: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-khai-bao-hai-quan.html

IV. Hình Thức Khai Báo Hải Quan

1. Khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

Đây là hình thức bắt buộc hiện nay đối với hơn 98% doanh nghiệp.

Hệ thống VNACCS/VCIS được triển khai từ năm 2014 với sự hỗ trợ từ Chính phủ Nhật Bản, cho phép người khai thực hiện toàn bộ quá trình khai báo, truyền dữ liệu, nhận phản hồi... qua mạng.

Ưu điểm:

• Khai báo 24/7, không cần đến cơ quan hải quan
• Phân luồng tự động (xanh, vàng, đỏ)
• Tích hợp C/O điện tử, kiểm tra mã HS, tự động tính thuế
• Dễ tra cứu, lưu trữ, xuất báo cáo

Nhược điểm:

• Đòi hỏi kỹ năng sử dụng phần mềm, token chữ ký số
• Sai sót khai báo có thể bị từ chối hệ thống

2. Khai báo hải quan giấy

Theo Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ‑CP (sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ‑CP):

Khai hải quan phải thực hiện bằng phương thức điện tử.

Chỉ các trường hợp đặc biệt mới được khai trên tờ khai giấy như sau:

• Hàng hóa của cư dân biên giới, hàng vượt định mức miễn thuế, hàng cứu trợ khẩn cấp, hàng viện trợ nhân đạo.
• Hàng phục vụ an ninh, quốc phòng; quà biếu tặng cá nhân; tài sản di chuyển cá nhân.
• Hệ thống khai báo điện tử bị sự cố (người khai có văn bản báo cáo nguyên nhân và thời hạn khắc phục).
• Các trường hợp khác do Bộ Tài chính quy định.

=> Như vậy, khai giấy chỉ áp dụng trong các trường hợp đặc thù hoặc sự cố kỹ thuật.

V. Hướng Dẫn Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Bao gồm:

• Hợp đồng thương mại
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy phép chuyên ngành (nếu có)
• Mã số HS, giá trị hàng hóa, loại hình (A11, B11...)

Bước 2: Khai báo dữ liệu trên phần mềm

Người khai đăng nhập hệ thống VNACCS qua phần mềm Thái Sơn, ECUS5, hoặc phần mềm tích hợp (FPT, BKAV…). Sau đó:

• Chọn loại hình phù hợp
• Khai chi tiết từng dòng hàng
• Đính kèm chứng từ scan (PDF)
• Ký số và gửi tờ khai

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng

• Luồng xanh: thông quan ngay
• Luồng vàng: nộp hồ sơ bản giấy
• Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa

Bước 4: Nộp thuế – lệ phí (nếu có)

Nộp qua hệ thống ngân hàng thương mại tích hợp hoặc trực tiếp tại kho bạc

Một số doanh nghiệp đủ điều kiện được ân hạn 30 ngày

Bước 5: Lấy hàng và lưu hồ sơ

• In tờ khai đã thông quan
• Xuất trình để nhận hàng tại cảng/kho
• Lưu chứng từ trong 5 năm để phục vụ thanh tra – kiểm tra

VI. Hồ Sơ Khai Báo Hải Quan Gồm Những Gì?

Tùy theo loại hình xuất/nhập mà hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, cơ bản gồm:

>>>>> Xem thêm: 

• Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Chính Ngạch Gồm Những Gì?
• Triển Khai Hệ Thống Thông Quan Điện Tử - Ecus6
• Bộ Chứng Từ Làm Thủ Tục Hải Quan Đầy Đủ Gồm Những Gì?

VII. Thời Hạn Nộp Tờ Khai Hải QuanThời hạn nộp tờ khai khác nhau tùy loại hình:

Hàng hóa xuất khẩu:

Hàng xuất khẩu thông thường: chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm thông báo

Hàng gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh: chậm nhất 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh

Hàng hóa nhập khẩu:

Người khai phải nộp tờ khai trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu

Phương tiện vận tải quá cảnh: khai ngay khi đến cửa khẩu nhập cảnh đầu tiên và trước khi quá cảnh qua cửa khẩu xuất cuối cùng theo Điều 69 Luật Hải quan 2014

Việc tuân thủ đúng thời hạn nộp tờ khai giúp tránh phạt vi phạm và đảm bảo thông quan suôn sẻ, đúng kế hoạch.

VIII. Trách Nhiệm Và Nghĩa Vụ Của Người Khai Hải Quan

Người khai hải quan (kể cả chủ hàng hay đại lý) có trách nhiệm:

• Khai đúng, đầy đủ, trung thực theo mẫu quy định
• Không được che giấu mã HS, trị giá tính thuế, nguồn gốc hàng hóa
• Lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm để phục vụ hậu kiểm
• Hợp tác khi hải quan kiểm tra hồ sơ hoặc thực tế
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có gian lận, trốn thuế, sai lệch thông tin

IX. Sửa Đổi – Hủy Tờ Khai Hải Quan Khi Nào?

Xử lý sai sót, khai bổ sung và hủy tờ khai

Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện lỗi thông tin hoặc sai sót cần phải:

Khai bổ sung hoặc sửa đổi tờ khai: nếu thông tin khai sai hoặc thay đổi sau khi đã nộp, người khai có thể sử dụng chức năng khai bổ sung (mẫu đi kèm theo Thông tư 39/2018) để cập nhật dữ liệu trước khi hàng hóa được thông quan.

Hủy tờ khai: trong trường hợp cấp thiết (ví dụ kê khai sai mà không thể sửa, lô hàng đổi thông tin lớn), nếu chưa được thông quan, người khai có thể đề nghị hủy tờ khai theo mẫu đơn hủy tờ khai quy định

Trách nhiệm pháp lý khi khai sai: Nếu khai sai làm thất thu thuế hoặc vi phạm quy định xuất nhập khẩu, người khai sẽ bị xử phạt hành chính hoặc hình sự tùy theo mức độ; thậm chí bị từ chối thông quan hoặc bị niêm phong hàng hóa

Bạn có thể thực hiện:

Sửa đổi: khi sai tên hàng, số lượng, mã HS, trị giá... nhưng tờ khai chưa thông quan

Hủy tờ khai: nếu hàng không thực hiện xuất/nhập, sai toàn bộ nội dung, hoặc thay đổi hợp đồng; cần có công văn xin hủy và xác nhận của hải quan

X. Các Sai Sót Thường Gặp Và Cách Tránh

Tham khảo bài viết chi tiết: Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan Điện Tử

XI. Học Khai Báo Hải Quan Ở Đâu Uy Tín?

Nếu bạn là sinh viên logistics, nhân viên XNK, người trái ngành muốn chuyển nghề, hoặc đang gặp khó khăn khi khai VNACCS, thì việc tham gia một khóa học bài bản về khai báo hải quan là cực kỳ cần thiết.

Trung tâm Lê Ánh hiện đang tổ chức khóa “Khai báo hải quan thực tế từ A–Z”, phù hợp với cả người mới và người đã đi làm.

Bạn sẽ được học gì?

• Hướng dẫn từng bước khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS
• Thực hành khai tờ khai thật cho từng loại hình: kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, đầu tư, chế xuất...
• Phân tích và xử lý mã HS, trị giá tính thuế, CO, giấy phép
• Thực hành xử lý phân luồng vàng – đỏ, khai bổ sung, sửa và hủy tờ khai
• Đội ngũ giảng viên: cựu cán bộ hải quan, chuyên gia logistics 10+ năm kinh nghiệm
• Hỗ trợ trong và sau khóa học, tặng trọn bộ chứng từ thực tế và phần mềm khai demo

Hình thức học:

• Online qua Google Meet (tương tác trực tiếp)

• Lịch học hàng tháng, lớp cuối tuần hoặc buổi tối trong tuần

📌 Đăng ký khóa học tại:

🔗 https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-khai-bao-hai-quan.html

Hotline: 098.697.0077

Khai báo hải quan không chỉ là bước đi đầu tiên trong hành trình xuất nhập khẩu, mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công hay thất bại của một lô hàng. Việc nắm chắc quy trình, hồ sơ, thời hạn và nghĩa vụ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

Trong bối cảnh số hóa, thương mại điện tử và quản lý rủi ro chuyên sâu, việc hiểu và thành thạo khai báo hải quan điện tử là kỹ năng không thể thiếu cho bất kỳ ai làm logistics, xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế.

Hy vọng qua bài viết trên Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn hiểu rõ về khai báo hải quan, áp dụng phù hợp, hữu ích cho công việc của mình.

Nếu bạn còn đang bối rối với VNACCS, tờ khai, mã HS hay trị giá tính thuế – hãy bắt đầu từ hôm nay, và chọn cho mình một chương trình học khai báo hải quan bài bản, thực chiến và có người đồng hành.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM