Khóa Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Logistics Ở Đâu Tốt?

Tìm khóa học chứng từ xuất nhập khẩu logistics không phải là điều dễ dàng khi việc đào tạo về nội dung khá phức tạp. Đây cũng là thách thức lớn với những ai muốn được đào tạo bài bản và nâng cao chuyên môn ở vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu & nhân viên chứng từ logistics. Vậy thì nên học khóa học chứng từ xuất nhập khẩu logistics ở đâu tốt?

>>>> Xem thêm: 10+ Nguồn tìm kiếm khách hàng cho Sales Logistics

1. Vị Trí Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Docs-Cus) là người phụ trách toàn bộ hồ sơ, giấy tờ phát sinh trong quá trình mua – bán hàng hóa quốc tế của doanh nghiệp. Họ đóng vai trò then chốt trong việc chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, đảm bảo mọi thủ tục thương mại, thanh toán và thông quan diễn ra đúng thời hạn và đúng quy định. Không chỉ đơn thuần là “làm giấy tờ”, đây là vị trí đòi hỏi sự chính xác cao, hiểu biết sâu về nghiệp vụ và khả năng phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, đối tác nước ngoài, hãng tàu, ngân hàng và hải quan.

Tùy theo đặc thù công việc và loại hình vận tải, nhân viên chứng từ có thể được phân theo các nhóm nghiệp vụ chuyên biệt, mỗi nhóm sẽ có quy trình và yêu cầu công việc khác nhau, cụ thể:

Chứng từ hàng xuất – nhập đường biển (Sea)

Chứng từ hàng xuất – nhập đường hàng không (Air)

Chứng từ khai báo hải quan và thủ tục cấp phép

Chứng từ thanh toán quốc tế (LC, D/P, T/T…)

Chứng từ logistics và cước vận chuyển

Mỗi mảng đều gắn với chuỗi hoạt động quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu, đòi hỏi người làm phải có kiến thức thực tế và kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt.

Công việc của vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Soạn thảo bộ chứng từ thương mại quốc tế: Bao gồm hợp đồng ngoại thương (Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), đơn đặt hàng (Purchase Order), bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O), và các chứng từ liên quan khác.

Phối hợp giao nhận và vận chuyển quốc tế: Chủ động liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng nước ngoài, hãng tàu, hãng hàng không để đặt lịch vận chuyển, lấy booking, kiểm tra giá cước vận tải, đồng thời phối hợp nội bộ với bộ phận kho, kinh doanh, kế toán… để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ.

Chuẩn bị và xử lý các chứng từ pháp lý – kiểm định: Thực hiện xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), phối hợp lấy mẫu, gửi kiểm định hàng hóa đặc biệt (ví dụ: thực phẩm, mỹ phẩm, hàng hóa có điều kiện…) tại các cơ quan chức năng.

Ký kết hợp đồng dịch vụ và theo dõi chi phí logistics: Làm hợp đồng thuê container, hợp đồng bãi/kho, quản lý các chi phí phát sinh như phí lưu container (DEM/DET), phí vệ sinh container, phí vận chuyển nội địa… Trong trường hợp cần thiết, nhân viên chứng từ cũng có thể thực hiện House Bill hoặc Telex Release để rút ngắn thời gian giao hàng.

Xử lý bộ chứng từ thanh toán quốc tế: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng: L/C (Letter of Credit), T/T (Telegraphic Transfer), D/A, D/P… đảm bảo đúng quy định của ngân hàng và thời hạn giao nhận.

Quản lý và lưu trữ chứng từ khoa học: Hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ xuất nhập khẩu để dễ dàng tra cứu, phục vụ công tác kiểm toán, khiếu nại hoặc truy xuất dữ liệu sau này.

Theo dõi lịch trình hàng hóa – chủ động xử lý phát sinh: Bám sát tiến độ vận chuyển, thông quan, giao hàng; làm việc với đơn vị vận tải, kho bãi, forwarder… để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh như chậm tàu, sai thông tin chứng từ, kẹt cảng, thiếu hàng, v.v.

2. Vị Trí Nhân Viên Chứng Từ Logistics Là Gì?

Nhân viên chứng từ logistics (Docs) là một vị trí quen thuộc trong ngành xuất nhập khẩu – logistics, đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Đây là công việc chủ yếu thiên về nghiệp vụ văn phòng, phù hợp với những người yêu thích sự ổn định, chi tiết và có khả năng tổ chức tốt.

Công việc không tạo quá nhiều áp lực như sales hay hiện trường, nhưng lại đòi hỏi độ chính xác cao vì liên quan đến số liệu, thời gian và tính pháp lý của bộ chứng từ. Do tính chất đặc thù là xử lý các đầu việc mang tính quy trình và lặp lại, công việc này rất phù hợp với những bạn có tính kiên trì, tỉ mỉ và cẩn thận, đồng thời chịu được cường độ nhập liệu và kiểm tra chứng từ thường xuyên.

Công việc của vị trí nhân viên chứng từ logistics

Dù được xem là vị trí thiên về giấy tờ và hậu cần, nhân viên chứng từ logistics thực chất đảm nhận rất nhiều đầu việc đa dạng, đóng vai trò trung tâm trong việc phối hợp giữa các bộ phận và đảm bảo dòng chảy hàng hóa – chứng từ diễn ra trơn tru. Dưới đây là các công việc thường gặp:

Điều phối lịch vận chuyển

Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu, forwarder để đặt lịch vận chuyển phù hợp với kế hoạch giao hàng. Theo dõi tiến độ đóng hàng, cập nhật tình hình cho các bên liên quan.

Soạn thảo và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu

Thực hiện các chứng từ cơ bản như: Hợp đồng ngoại thương, Invoice, PO, Packing List, D/O… Hỗ trợ các bên liên quan hoàn tất hồ sơ cần thiết để thông quan và giao nhận hàng hóa.

Chuẩn bị hồ sơ

Làm C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ theo từng loại Form. Làm việc với cơ quan kiểm định để lấy mẫu và kiểm tra hàng hóa đặc biệt (thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất…). Hỗ trợ hãng tàu và khách hàng cung cấp thông tin đầy đủ để phát hành chứng từ đúng hạn.

Quản lý chứng từ logistics khác

Lập các chứng từ như House Bill, Telex Release, hợp đồng thuê container, hợp đồng kho bãi. Theo dõi và cập nhật các chi phí phát sinh: phí lưu cont (DEM/DET), vệ sinh container, phí trucking nội địa,…

Xử lý chứng từ thanh toán quốc tế

Chuẩn bị bộ hồ sơ phù hợp với hình thức thanh toán: L/C, T/T, D/A, D/P... Đối chiếu thông tin để đảm bảo khớp với điều kiện thanh toán trong hợp đồng.

Lưu trữ hồ sơ khoa học

Phân loại, sắp xếp và lưu trữ chứng từ để thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu, báo cáo hoặc xử lý khi phát sinh khiếu nại.

Theo dõi và xử lý phát sinh trong vận chuyển – giao nhận

Giám sát lịch trình giao nhận, kiểm soát thuê xe, lưu kho, chi phí phát sinh. Phối hợp các bên khi có sự cố: chậm tàu, lệch lịch, tắc cảng, sai chứng từ…

Làm việc với đại lý nước ngoài

Trao đổi với đại lý nước ngoài về thông tin vận tải, cước phí, kế hoạch giao nhận và xử lý các vấn đề trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Phối hợp nội bộ

Làm việc cùng kế toán, kho, kinh doanh, vận tải để đồng bộ tiến độ và đảm bảo giao hàng đúng hẹn.

Lập kế hoạch vận chuyển

Lên kế hoạch trucking, sắp xếp lô hàng hợp lý theo yêu cầu của khách và hãng tàu.

Hỗ trợ công việc hiện trường (khi cần)

Tham gia các công việc như: lấy hóa đơn, nộp chứng từ, giám sát đóng container, giao chứng từ tận nơi cho khách hàng.

3. Vì Sao Cần Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu – Logistics?

Có thể nói vị trí chứng từ đòi hỏi sự chính xác cao vì vậy có những bạn đã học 1 - 2 năm vẫn gặp phải những sai sót rất ngớ ngẩn khi làm hàng.

Đó cũng là lý do quan trọng khiến người mới vào nghề cũng như người đang làm nghề cần học khóa học chứng từ xuất nhập khẩu logistics chuyên sâu để biết cách làm bộ chứng từ chuẩn chỉnh & giải quyết các tình huống phát sinh.

Chứng từ là phần việc không thể thiếu trong mọi hoạt động xuất khẩu – nhập khẩu. Một bộ chứng từ sai sót có thể khiến doanh nghiệp như:

- Không lấy được hàng

- Chậm thông quan

- Bị trả hàng hoặc từ chối thanh toán

Trong thực tế, dù bạn làm ở công ty xuất khẩu, nhập khẩu, logistics hay forwarder thì đều phải biết cách kiểm tra, xử lý, đối chiếu và hoàn thiện bộ chứng từ, ví dụ như:

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing List)

- Vận đơn (Bill of Lading)

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

- Bộ chứng từ thanh toán LC, D/P, D/A...

Và các mẫu tờ khai hải quan, thủ tục khai báo Vnaccs

Không ít người đi làm 1–2 năm vẫn lúng túng khi kiểm tra bộ chứng từ vì trước đó không được học bài bản hoặc học theo kiểu “nghe giảng, không thực hành”.

4. Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Logistics Tại Lê Ánh Được Đánh Giá Cao

Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh

Trong số rất nhiều trung tâm đào tạo thực tế về xuất nhập khẩu & Logistics, có thể nói XNK Lê Ánh là đơn vị đi tiên phong về chất lượng & cũng là đơn vị hiếm hoi tổ chức khóa học chứng từ xuất nhập khẩu logistics chuyên sâu.

Khóa học sẽ hướng dẫn những công việc, kỹ năng và xử lý tình huống ở vị trí nhân viên chứng từ trong doanh nghiệp XNK và vị trí chứng từ ở doanh nghiệp logistics.

Ưu điểm nổi bật:

100% giảng viên là chuyên gia thực tế, đang làm tại các doanh nghiệp XNK, forwarder, hãng tàu, logistics

Học viên được thực hành trên mẫu chứng từ thật, có tình huống giả định và hướng xử lý cụ thể

Học online tương tác trực tiếp hoặc offline tại TP.HCM – Hà Nội

Hỗ trợ học lại, tư vấn nghề nghiệp sau khóa học, kết nối việc làm

Vì vậy, khóa học này phù hợp với người mới, người học trái ngành, người muốn làm chứng từ XNK – logistics bài bản để xin việc nhanh.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0966 199 878

Website:https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-chung-tu-xuat-nhap-khau-logistics-chuyen-sau.html

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, Khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0966.199.878

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM